3. Utilizar el menú que aparece al pulsar el botón
derecho del ratón situándose sobre la columna que se desea ordenar:
Siguiendo cualquiera de estos tres procedimientos se
pueden ordenar los registros de un campo de forma ascendente o
descendente. El resultado del orden será este:
Los campos de tipo Memo u Objeto OLE no se pueden
ordenar. Esto mismo se puede hacer desde la Vista Diseño seleccionando
el campo.
Ordenar los registros con varios campos
En el ejemplo anterior se ordenaban los registros de los
pacientes según un único dato: su apellido. Si se quisiera ordenar esta
misma tabla pero también en función del apellido, la edad y la provincia
de procedencia el procedimiento sería distinto.
Desde la Vista Formulario sólo es posible ordenar los
registros con un campo. Sin embargo la Vista Hoja de datos permite
seleccionar varios campos para realizar este orden, siempre y cuando
estos campos estén juntos en la vista Hoja de Datos.
Para que los campos por los que queremos realizar el
orden estén juntos es necesario mover las columnas que contienen los
datos. Para mover una columna primero se tiene que seleccionar. Al pasar
el ratón por encima el cursor del ratón se convierte en una flecha
negra 
, se pulsa el botón del ratón. La columna ya está
seleccionada si se colorea de negro.
Para mover la columna seleccionada se debe pulsar el
botón izquierdo del ratón de nuevo, y sin soltarlo arrastrar la columna
a la nueva posición. Se debe soltar el botón cuando la unión de dos
columnas esté más oscura.
El campo trasladado aparecerá entre esos dos campos.
Una vez los campos apellidos, edad y provincia están
situados de forma contigua, se seleccionan los campos. Para
seleccionarlos los tres con todos sus datos, se utiliza sólo la primera
fila, donde están los nombres de los campos. Se hace clic sobre la
primera cabecera y sin soltar el botón, se arrastra el ratón hasta la
última. Al seleccionar la cabecera se selecciona toda la columna, de
forma que sólo hay que seleccionar la cabecera para seleccionar todos
los registros que contiene.
Una vez seleccionadas las tres columnas se pulsa el
botón de orden ascendente 
. Los datos se ordenarán según la
primera columna empezando de izquerda a derecha.
Si hay dos registros iguales en la primera columna, el
criterio de orden entre esos registros será la segunda columna. Si
volvieran a coincidir en la segunda entonces se ordenarán según el
tercer campo, y así sucesivamente.
Buscar datos
En las tablas se puede buscar un dato determinado. Esta
forma de búsqueda localiza un registro conociendo uno de sus datos.
La diferencia de esta búsqueda con respecto a los
filtros es que sólo localiza los registros con ese dato de uno en uno.
Los filtros localizan todos los registros que tienen un dato en común de
una sola vez.
En la tabla pacientes vamos a localizar a un paciente
procedente de Madrid. Para realizar esta operación primero es muy
importante abrir la tabla de pacientes y situar el cursor sobre el campo
Provincia. Se selecciona el menú Edición|Buscar o se pulsa el
botón
.A continuación se abrirá esta ventana:
Buscar: en
este campo se determina el dato a buscar en los registros.
Buscar en: aquí se determina la dirección de la búsqueda según la situación
del cursor en la tabla.
Arriba: si se selecciona y el
cursor está en mitad de la tabla, buscará sólo en la mitad superior de
la tabla. Cuando llegue a la parte superior de la tabla no seguirá
buscando.
Abajo: si se selecciona pasará
lo mismo pero hacia el final de la tabla.
Todos: si se selecciona, el
programa seguirá buscando hasta que haya encontrado todos los registros
que contengan ese dato independientemente de la zona de la tabla en la
que estén.
Coincidir: aquí se debe señalar si
el texto que se ha escrito en buscar debe coincidir con:
Hacer
coincidir todo el campo: los datos deben ser exactamente esos en
el registro completo.
Cualquier
parte del campo: si sólo debe encontrarse ese texto en
alguna parte del registro.
Comienzo
del campo: el
dato debe empezar por ese texto.
De esta forma se puede bucar un dato sin recordar la
palabra entera, por ejemplo el apellido de una persona si no se recuerda
cómo se escribía:"Jimenez"; "Gimenez", se puede poner sólo la parte de
la que uno esté seguro: "imenez". O buscar todos los apellidos que
terminen en "ez". Todos los nombres que empiezen por:
Mayúsculas y minúsculas: si en el campo Buscar se escribe alguna mayúscula y se
selecciona Mayúsculas y minúsculas, el registro que se busca deberá
tener las mismas mayúsculas y minúsculas, aunque el texto sea el mismo.
Buscar
los campos con formato: buscará sólo aquellos campos que
coincidan exactamente con el formato utilizado en Buscar.
Buscar
sólo el campo activo: buscará los datos sólo en la columna en
la que estuviera el cursor antes de seleccionar Buscar. Si se
deselecciona esta opción buscará en todos los campos, pero dependiendo
de la extensión de la base de datos esto puede resultar mucho más lento.
Una vez especificadas las características de la búsqueda
se procede a realizarla pulsando:
este botón sólo buscará el primer
registro que cumpla las condiciones de búsqueda de forma que sólo se
podrá utilizar una vez.
busca de uno en uno todos los
registros, se podrá pulsar hasta que no haya más registros que coincidan
con la petición de búsqueda.
cuando se de la búsqueda por
finalizada porque ya no haya más registros con las condiciones, o
simplemente se quiera finalizar la búsqueda de forma voluntaria, se
pulsa en este botón.
Reemplazar datos
Esta opción es muy similar, sólo que no sólo busca los
datos de registro en registro sino que además los sustituye por otro
dato, o el mismo dato con modificaciones. El funcionamiento de esta
función es muy similar al de Buscar.
Para reemplzar es necesario tener la tabla abierta y
situarse sobre la columna donde se va a buscar el dato a sustituir. Se
selecciona el menú Edición|Reemplazar, a continuación se abrirá esta ventana:
En esta ventana primero se realiza la búsqueda y una vez
encontrado el dato se sustituye. Casi todas las funciones de la ventana
son las mismas, las únicas distintas son los botones de la derecha:
reemplaza un registro encontrado
por lo que se haya indicado en Reemplazar por. Reemplaza de uno en uno.
reemplaza todos los registros que
coincidan con las características de la búsqueda por lo indicado en Reemplazar por.
Cuando Access no encuentra más elementos que coincidan
con el de búsqueda muestra un mensaje de aviso. Para terminar se pulsa
el .
Filtros
Un filtro es un selección de algunos elementos de una
tabla o de un formulario. Aplicando un filtro es posible ver dentro de
una tabla sólo aquellos registros que cumplen unas condiciones. El resto
de los registros no desaparecen, sólo están ocultos.
Access tiene tres tipos de filtros:
Filtro por selección
Filtro por formulario
Filtro u orden avanzado
Para aplicar un filtro se selecciona el menú Registros|Filtro:
O bien se utilizan los botones de la barra de
herramientas:
Para aplicar o desactivar un filtro se puede utilizar el
botón. Aplicará el último filtro utilizado y desactivará el
filtro que en ese momento esté activado.
Filtro por selección
Este filtro se aplica seleccionando dentro de la tabla
el elemento que va a ser la condición de filtrado.
Cuando la tabla o el formulario no es muy grande es
sencillo de utilizar.
En el ejemplo de los pacientes si se quiere a aplicar un
filtro para mostrar sólo aquellos pacientes que se apelliden García, lo
primero es situarse sobre cualquier registro que tenga el apellido
García.
Después se pulsa el botón de Filtro por selección . De la tabla aparecerán sólo aquellos registros en
los cuales el campo apellidos sea García, el resto desaparecerán:
Para volver a ver todos los registros de la tabla
bastará con pulsar sobre el botón de quitar filtro .
Filtro por formulario
Es un filtro de mucha utilidad para tablas grandes y con
un gran número de registros.
Tras pulsar sobre el botón de filtro por formulario , el menú y la barra de herramientas variarán:
Pulsando en la primera fila de cada columna aparecerá
una flecha en la zona derecha de la celda. Pulsando sobre esta flecha se
despliega la lista de todos los valores archivados en ese campo. Si
desdea dejar en blanco esta casilla se pulsa el botón 
.
Si se prefiere se puede escribir directamente el valor
exacto que se está buscando o la expresión cuyo resultado se desea
utilizar como criterio.
Una vez establecidos los criterios
en todos los campos, este filtro se puede guardar, dentro de consultas.
Se pueden volver a aplicar filtros
almacenados en consultas.
Borra lo contenido en la cuadrícula
del campo, cuando no se quiera aplicar ningun criterio en ese campo.
Cierra esta ventana y vuelve a la
tabla normal.
Filtro u orden avanzado
Este filtro permite determinar con mayor minucia las
características del filtro. Es muy similar a una consulta, y se almacena
en Consultas.
Para aplicar este filtro es necesario seleccionar el
menú Registros|Filtro u orden avanzado ya que no hay ningún botón en la barra
de herramientas con esta función.
Tras seleccionar este filtro se abrirá esta ventana:
Al igual que en el filtro por formulario, el menú y la
barra de herramientas son propios de los filtros. El resto de la
pantalla se divide en dos.
Para crear el filtro hay que detallar el campo, el orden
a seguir y los criterios:
Campo: para incluir el campo o
los campos con los que se va a crear el filtro, se pueden emplear tres
procedimientos distintos:
1. Al hacer clic sobre la casilla campo aparece una flechita dentro,
que despliega la lista de todos los campos de la tabla.
2. Seleccionando la tabla en la zona superior y haciendo doble clic
sobre el campo.
3. Seleccionando la tabla en la zona superior y arrastrando el campo
hacia la zona inferior.
Se pueden utilizar tantos campos como se consideren
necesario para crear el filtro. Para seleccionar todos los campos en una
celda se selecciona el *, el filtrado se realizará en todos los campos
de la tabla.
Orden:establece el orden que se seguirá cuando se encuentre más de un
registro que cumpla las condiciones del filtro. El orden puede ser
ascendente, descendente o simplemente no seguir un orden.
Criterios: en esta casilla se
escribe el criterio que debe seguir el filtro. Se puede escribir:
Un texto: se teclea y el programa lo pondrá
automáticamente entre comillas.
Una expresión: utilizando los operadores "Entre...Y" o
los operadores de comparación (<, >,<>, <=,>=)
Siguiendo con la tabla Pacientes, se va a aplicar un
filtro para ver únicamente los nombres de aquellos pacientes procedentes
de Madrid y con menos de 18 años.
Lo primero que se debe hacer es seleccionar el menú Registros|Filtro u orden avanzado. En esta ventana se determinarán las condiciones del filtro tal y
como aparecen en esta imagen:
Al escribir >18, el número 18 se ha escrito sin comillas
y el programa las añadido automáticamente. Lo mismo sucede con el
criterio de provincia, se escribe sin las comillas, y el programa las
añade de forma automática.
Una vez se han establecido todos los criterios de
filtrado se pulsa la tecla 
para aplicar el filtro. Automáticamente
se abrirá la tabla de Pacientes, pero sólo con los registros que cumplan
las condiciones de filtrado.
Para volver a ver todos los registros de la tabla se
vuelve a pulsar el botón 
. Si se piensa que en un futuro
puede ser practico volver a ver sólo estos datos, se puede almacenar el
filtro para aplicarlo. Pero en la tabla, se estarán guardando todos los
registros por mucho que se guarde el filtro. Porque aunque el resto de
los registros no se vean, siguen estando ahí.
. Si se prefiere el
orden descendente: 
