El uso de una base de datos de un listado telefónico personal es muy distinto del uso de una base datos de un hospital, una empresa o un banco.

 

El listado telefónico sólo lo utilizará una persona cada vez, mientras que las otras bases de datos necesitarán ser consultadas al mismo tiempo por muchas personas desde distintos sitios.

 

En la base de datos de un hospital muchas personas pueden necesitar acceder a los datos de un paciente al mismo tiempo: una enfermera en una planta para conocer la dosis a suministrar de los medicamentos; el médico para estudiar el caso de ese paciente; y desde administración necesitarán los datos sobre ese paciente para elaborar el coste de su hospitalización. Todos ellos necesitarán por tanto hacer consultas o introducir nuevos datos.

 

Esto sería imposible si la base de datos estuviera situada en un ordenador al que no se puede acceder más que sentándose delante. Si se pusieran en varios sitios computadoras con bases de datos iguales, al final del día y tras las operaciones que se hayan realizado, una base de datos ya no tendría nada que ver con otra y cualquier consulta posterior a cualquiera de ellas sería del todo inviable y habría que luego perder tiempo y trabajar para lograr generar de nuevo una base de datos que contenga todos los datos que fueron agregados en forma independiente en cada copia y antes del otro día dejar nuevamente una copia en cada pc de la base de datos reparada. Este tipo de trabajo requiere gran esfuerzo humano y con la probabilidad de cometer muchos errores en la carga de datos.

 

Para evitar este tipo de bases de datos con múltiples usuarios aparecieron las llamadas bases de datos de red. Estas están situadas en un único ordenador –llamado servidor (generalmente ordenadores de gran potencia) y se puede acceder a ellas desde terminales u ordenadores con un programa que permita el acceso a ella, los llamados clientes. Los Gestores de bases de datos de este tipo permiten que varios usuarios hagan operaciones sobre ella al mismo tiempo: uno puede hacer una consulta al mismo tiempo que otro, situado en un lugar diferente, está introduciendo datos en la base.

     

Gestores de este tipo son: Oracle, PL4, DB2 o SQL Server, que está pensado únicamente para este uso y no se emplean para bases de datos personales.

 

FileMaker y Access, originariamente pensados para uso personal, tienen capacidades de red que hacen de ellos programas muy aptos para su empleo en bases de datos de pequeñas empresas, que no necesitan un número de accesos simultáneos muy alto.