Desarrollo de Programas y Manipulación de Datos
Un informe es un objeto de Access. Los informes no guardan información, sólo son una presentación gráfica de los datos contenidos en tablas o los hallados en consultas. Esta presentación gráfica está orientada a la impresión de los datos. El diseño puede ser en columnas o en etiquetas, dependiendo de la utilidad que se le vaya a dar al impreso. Diferentes formas de crear un informe
En la pestaña Crear,
grupo Informes, iniciaremos el
asistente pulsando el botón
Esta es la primera ventana que veremos:
En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe. Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde cogerá los datos del cuadro Tablas/Consultas este será el origen del informe. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor será crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del informe esa consulta
A continuación seleccionamos los campos haciendo clic sobre el campo
para seleccionarlo y clic sobre el botón
Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón
Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el
botón
En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos agrupar los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto añadir una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarán totales de ese grupo.
Para añadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer
clic sobre el campo por el cual queremos agrupar y hacer clic sobre el
botón En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura que tendrá nuestro informe, en la zona central aparecen los campos que se visualizarán para cada registro, en nuestro ejemplo, encima aparece un grupo por código de curso
Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera
correspondiente al grupo para seleccionarlo y pulsar el botón
Si queremos cambiar
el orden de los grupos definidos utilizamos los botones seleccionado un nivel, la flecha hacia abajo baja el grupo un nivel.
Con el botón
Para cada campo por el que se va a agrupar la información del informe podremos elegir su intervalo de agrupamiento. En el desplegable debemos indicar que utilice un intervalo en función de determinados valores, que utilice las iniciales, etc. Las opciones de intervalo variarán en función del tipo de datos y los valores que contenga. Después de pulsar el botón Aceptar volvemos a la ventana anterior. Una vez tenemos los niveles de agrupamiento definidos hacemos clic en el botón Siguiente > y pasamos a la siguiente ventana que verás en la siguiente página...
En esta pantalla podemos elegir cómo ordenar los registros. Seleccionamos el campo por el que queremos ordenar los registros que saldrán en el informe, y elegimos si queremos una ordenación ascendente o descendente. Por defecto indica Ascendente, pero para cambiarlo sólo deberemos pulsar el botón y cambiará a Descendente. Como máximo podremos ordenar por 4 criterios (campos) distintos.
En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del informe. Seleccionando una distribución aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el informe con esa distribución. En el cuadro Orientación podemos elegir entre impresión Vertical u Horizontal (apaisado). Con la opción Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en una página, se supone que el asistente generará los campos tal como lo dice la opción. A continuación pulsamos el botón Siguiente > y aparece la última ventana:
En esta ventana el asistente nos pregunta el título del informe, este título también será el nombre asignado al informe. Antes de pulsar el botón Finalizar podemos elegir entre:
o bien
La vista diseño de informe La vista diseño es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a Access cómo debe presentar los datos del origen del informe, para ello nos servimos de los controles que veremos más adelante de la misma forma que definimos un formulario.
Para abrir un informe en la vista diseño debemos seleccionarlo en el Panel
de navegación y pulsar Nos aparece la ventana diseño:
El área de diseño consta normalmente de cinco secciones:
Podemos eliminar los encabezados y pies con las opciones encabezado o pie de página y encabezado o pie de página del informe que encontrarás en el menú contextual del informe. Al hacerlo, se eliminarán todos los controles definidos en ellas. Para recuperarlos se ha de seguir el mismo proceso que para eliminarlos. Si no quieres eliminar los controles, pero quieres que en una determinada impresión del informe no aparezca una de las zonas, puedes ocultar la sección. Para hacerlo deberás acceder a laHoja de propiedades, desde su botón en la pestaña Diseño > grupo Herramientas. Luego, en el desplegable, elige la sección (Encabezado, Detalle, o la que quieras) y cambia su propiedadVisible a Sí o a No según te convenga. Los cambios no se observarán directamente en la vista diseño, sino en la Vista preliminar de la impresión o en la Vista informes
Podemos ver u ocultar las reglas o cuadrícula desde el menú contextual del informe. La pestaña Diseño de informe Si has entrado en diseño de informe podrás ver la pestaña de Diseño que muestra las siguientes opciones:
Esta barra la recuerdas seguro, es muy parecida a la que estudiamos en los formularios. A continuación describiremos los distintos botones que pertenecen a esta barra.
La Vista Preliminar nos permite ver cómo quedará la impresión antes de mandar el informe a impresora
Todo informe tiene
asociada una página
de código en la que podemos programar ciertas acciones utilizando
el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esa página
de código haciendo clic sobre el botón Con el botón Las propiedades del informe son parecidas a las de un formulario Recuerda que siempre
podemos acceder a la ayuda de
Access haciendo clic en el botón Para definir qué información debe aparecer en el informe y con qué formato, se pueden utilizar los mismos controles que en los formularios aunque algunos son más apropiados para formularios como por ejemplo los botones de comando. En la pestaña Diseño encontrarás los mismo controles que vimos en el tema anterior:
Cuando queremos crear
varios controles del mismo tipo podemos bloquear
el control haciendo clic con el botón secundario del ratón sobre
él. En el menú contextual elegiremos Colocar
varios controles.
A partir de ese momento
se podrán crear todos los controles que queramos de este tipo sin
necesidad de hacer clic sobre el botón correspondiente cada vez. Para quitar
el bloqueo hacemos clic sobre el botón
También incluye los siguientes controles, aunque no se suelen utilizar en informes, sino más bien en formularios:
Puedes ver su descripción en el tema de Formularios. Por último podemos añadir más
controles, más complejos con el botón Agrupar y ordenar Cuando ya hemos visto con el asistente, en un informe se pueden definir niveles de agrupamiento lo que permite agrupar los registros del informe y sacar por cada grupo una cabecera especial o una línea de totales. También podemos definir una determinada ordenación para los registros que aparecerán en el informe. Para definir la ordenación de los registros, crear un nuevo nivel de agrupamiento o modificar los niveles que ya tenemos definidos en un informe que ya tenemos definido: Abrir el informe en Vista Diseño. En la pestaña Diseño >
grupo Agrupación
y totales > pulsar Agrupar
y ordenar Se abrirá un panel en la zona inferior, bajo el informe, llamado Agrupación, orden y total:
Puedes añadir un grupo de ordenación haciendo clic en Agregar un grupo. Del mismo modo, haciendo clic en Agregar un orden establaceremos un orden dentro de ese grupo Utiliza las flechas desplegables para seleccionar diferentes modos de ordenación dentro de un grupo. Puedes hacer clic en el vínculo Más para ver más opciones de ordenación y agrupación. Con las flechas Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio Crear informes con grupos. Imprimir un informe Para imprimir un informe, lo podemos hacer de varias formas y desde distintos puntos dentro de Access.
Si es la primera vez que imprimes el informe, no es conveniente que utilices esta opción. Sería recomendable ejecutar las opciones Imprimir y Vista preliminar, para asegurarnos de que el aspecto del informe es el esperado y que se va a imprimir por la impresora y con la configuración adecuadas.
Si tenemos varias impresoras conectadas al ordenador, suele ocurrir cuando están instaladas en red, desplegando el cuadro combinado Nombre: podemos elegir la impresora a la que queremos enviar la impresión. En el recuadro Intervalo de impresión, podemos especificar si queremos imprimir Todo el informe o bien sólo algunas páginas.
En el recuadro Copias, podemos especificar el número de copias a imprimir. Si la opción Intercalar no está activada, imprime una copia entera y después otra copia, mientras que si activamos Intercalar imprime todas las copias de cada página juntas. La opción Imprimir a archivo permite enviar el resultado de la impresión a un archivo del disco en vez de mandarlo a la impresora. Con el botón Propiedades accedemos a la ventana Propiedades de la impresora, esta ventana cambiará según el modelo de nuestra impresora pero nos permite definir el tipo de impresión por ejemplo en negro o en color, en alta calidad o en borrador, el tipo de papel que utilizamos, etc. Con el botón Configurar... podemos configurar la página, cambiar los márgenes, impresión a varias columnas, etc. Por último pulsamos el botón Aceptar y se inicia la impresión. Si cerramos la ventana sin aceptar o pulsamos Cancelar no se imprime nada
Para comprobar que la impresión va a salir bien es conveniente abrir una vista preliminar del informe en pantalla para luego si nos parece bien ordenar la impresión definitiva. Hay varias formas de abrir la Vista Preliminar:
En esta ventana vemos el informe tal como saldrá en la impresora. Observa cómo se distingue la agrupación por código de curso. Para pasar por las distintas páginas tenemos en la parte inferior izquierda una barra de desplazamiento por los registros con los botones que ya conocemos para ir a la primera página, a la página anterior, a una página concreta, a la página siguiente o a la última página. En la parte superior tenemos una nueva y única pestaña, la pestaña Vista preliminar, con iconos que nos ayudarán a ejecutar algunas acciones:
Es posible que veas los botones de forma distinta, ya que cambian de tamaño dependiendo del tamaño de que disponga la ventana de Access.
|
o
simplemente doble clic sobre el campo
y
el campo se quita de la lista de campos seleccionados.
o
deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón 
.
,
la flecha hacia arriba sube el grupo
podemos 
en
su menú contextual o en la 
El
botón 
del
grupo 
hacemos
aparecer y desaparecer el 
o
volvemos a seleccionar la opción del menú contextual para desactivarla.
activará
o desactivará la 
,
sino este otro 
.
,
sino, este otro 
.
.
.
puedes
mover las agrupaciones arriba y abajo.
en
el menú contextual.
