Leer y entender tanto como sea posible los antecedentes de los entrevistados y su organización. Con frecuencia este material se puede obtener del sitio Web corporativo, de un informe anual actual, de un boletín corporativo o de cualquier publicación que explique el estado de la organización.

 

Conforme lea este material, ponga especial atención al lenguaje que utilicen los miembros de la organización para describirse a sí mismos y a su organización.

 

El propósito es crear un vocabulario común que en un futuro le permita expresar preguntas de la entrevista de una manera comprensible para su entrevistado.

 

Otra ventaja de investigar su organización es maximizar el tiempo que invierta en las entrevistas; sin esta preparación podría perder tiempo haciendo preguntas generales sobre los antecedentes.

 

2.- Establecer los objetivos de la entrevista:

Cuando tenga que decidir a quién entrevistar, incluya a gente clave de todos los niveles que vayan a ser afectadas por el sistema de alguna manera.

 

Esfuércese por conseguir el equilibrio de tal manera que atienda las necesidades de tantos usuarios como sea posible. Su persona de contacto en la organización también tendrá algunas ideas sobre quién deba ser entrevistado.
 

4.- Preparar al entrevistado:

Prepare a la persona que va a ser entrevistada hablándole por anticipado o enviándole un mensaje de correo electrónico y dándole tiempo para pensar en la entrevista. Si va a realizar una entrevista a profundidad, puede enviar sus preguntas por correo electrónico con antelación para darle tiempo al entrevistado a que piense sus respuestas.

 

Sin embargo, debido a que con la entrevista se pretende satisfacer muchos objetivos (incluyendo la creación de confianza y la observación del lugar de trabajo), normalmente ésta se debe realizar en persona y no por correo electrónico.

 

Las entrevistas se deben llevar a cabo en 45 minutos o una hora a lo mucho. No importa cuánto parezca que sus entrevistados deseen ampliar la entrevista más allá de este límite, recuerde que cuando pasan tiempo con usted, no están haciendo su trabajo.

 

Si las entrevistas duran más de una hora, es probable que los entrevistados se enfaden, aunque quizá oculten su disgusto.

 

5.- Decidir el tipo de preguntas y la estructura:

Escriba preguntas que abarquen las áreas clave de la toma de decisiones que haya descubierto al determinar los objetivos de la entrevista. Las técnicas apropiadas para preguntar son el corazón de la entrevista. Las preguntas tienen algunas formas básicas que usted debe conocer.

 

Los dos tipos básicos de preguntas son las abiertas y las cerradas. Cada tipo de pregunta puede lograr resultados un poco diferentes a los de la otra, y cada una tiene ventajas y desventajas. Es necesario que usted piense en el efecto que tendrá cada tipo de pregunta.

Es posible estructurar su entrevista de tres modos distintos: una estructura de pirámide, una estructura de embudo o una estructura de diamante. Cada uno es apropiado bajo condiciones distintas y tienen funciones diferentes, y se explicarán más adelante en este capítulo.

TIPOS DE PREGUNTAS

 

- Explicar con toda amplitud el propósito y alcance del estudio (Honestidad).
- Explicar la función propietaria como analista y la función que se espera conferir al entrevistado. (Imparcialidad).
- Hacer preguntas específicas para obtener respuestas cuantitativas (Hechos).
- Evitar las preguntas que exijan opiniones interesadas, subjetividad y actitudes similares (habilidad).
- Evitar el cuchicheo y las frases carentes de sentido (Claridad).
- Ser cortés y comedio, absteniéndose de emitir juicios de valores. (Objetividad).
- Conservar el control de la entrevista, evitando las divagaciones y los comentarios al margen de la cuestión.
- Escuchar atentamente lo que se dice, guardándose de anticiparse a las respuestas (Continuación)

ESCRITURA DEL REPORTE

Aunque la entrevista haya concluido, el trabajo de análisis de los datos de ésta apenas comienza. Se necesita captar la esencia de la entrevista a través de un informe escrito. Es indispensable que se escriba dicho informe lo más pronto posible después de la entrevista.

 

Este paso es otra forma de asegurar la calidad de los datos de la entrevista. Cuanto más tiempo esperemos para hacer el informe de la entrevista, más dudosa será la calidad de los datos.

Después de este resumen inicial, debemos entrar en mayor detalle, registrando los puntos principales de la entrevista y las propias opiniones.

 

Debemos Corregir el informe de la entrevista con el entrevistado en una reunión de seguimiento. Este paso ayudará a clarificar lo que el entrevistado pretendía y le permite a éste saber que usted está bastante interesado en tomarse el tiempo necesario para entender sus puntos de vista y percepciones.

DISEÑO DE LA ENTREVISTA

Las entrevistas pueden estructurarse de tres maneras básicas: pirámide, embudo o diamante.

Las estructuras de pirámide: Empiezan con preguntas cerradas y detalladas y finalizan con preguntas más amplias y generales.

Ejemplo:

· Específicamente, ¿Cual es el problema que ha venido experimentado?
· En general, ¿qué opina de la seguridad de los datos versus la importancia del acceso a Internet?

Las estructuras de embudo: Empiezan con preguntas abiertas y generales y a continuación pasan a preguntas cerradas más específicas.

Ejemplo:

· ¿Cuáles son sus nuevas reacciones al nuevo sistema de adquisiciones basado en web?
· Hay algún artículo fundamental que haya sido excluido del sitio?

Las estructuras con forma de diamante: Combinan las fortalezas de las otras dos estructuras, pero toman muchos más tiempo para realizarse. Esta estructura implica empezar de una manera muy específica, después se examinan los aspectos generales y finalmente se termina con una conclusión muy específica.